很多人都听说过番茄工作法,知道它是通过把任务切割成一个时间单位25分钟,进而更加高效地工作。但相信大部分人都没有详细地去了解过它的基础原理、操作步骤等内容。那么接下来我们将通过MindMaster思维导图详细地介绍究竟什么是番茄工作法?
番茄工作法,就是列出你每天需要做的待办任务,然后设置一个时长为25分钟的闹钟,一件一件地去解决,最后还要进行回顾总结,为下一步工作做铺垫。其实整个过程还是应用了PDCA循环。
步骤一:弄清完成完成任务所需的时间
番茄工作法的第一个步骤是要弄清楚任务所需的时间。一般是工作25分钟,休息5分钟,每经过四个番茄工作时间,要进行10-15分钟的长休息。每完成一项任务,就要从工作计划表中划掉。我们都知道deadline是第一生产力,但是还是提倡大家提前完成任务。在这个步骤里面的注意点也包括改进。
改进是指在总结了上一个工作之后,对下一个番茄时间要进行思考,保证好整个过程的连续性。这就很类似PDCA循环的计划,只有经过反思、总结经验,才能更好的执行下一步,戴明环也才能更加流畅的向前滚动。通过下面思维导图,系统了解番茄工作法。
步骤二:减少被打断的次数
在我们日常学习中,经常会遇到被打断的情况。打断又分为内部打断和外部打断。处理内部打断常用的方法有工作计划表和活动清单,而如果遇到真正紧急的情况,可以在下一个番茄时间里面处理。针对外部打断,要尽量保护好我们的番茄工作时间,推迟相关事情。
步骤三:估测某项任务的所需时间
有了任务清单,我们就要对任务清单所涉及到的任务进行时间上的划分,即要估测某项任务所需的时间或者是番茄数。针对可能发生的其他事物也要设定一定的缓冲时间,最后估测整体的时间,做好任务清单的“甘特图”。
另外,番茄工作法的最后两个步骤是:让番茄时间运用得更有效,以及制作出一份作息时间表。如何让我们的番茄时间运用得更有效呢?我们就要了解每个番茄时间的构成以及每轮番茄时间的构成。每个番茄时间的构成可以划分为三段:即由前3-5分钟,最后3-5分钟,以及中间的时间构成。
在第一段,我们可以做一些浏览,回顾的工作;在第二段,我们可以集中注意力做任务的主体工作;第三段,我们可以总结刚刚做完的事情。而番茄工作法的最后一个步骤就是综合我们以上工作,制作一份作息时间表,指导我们按计划进行。
番茄工作法的注意点
以上介绍了番茄工作法的具体步骤,那么在运用过程中,我们又该注意哪些事项呢?首先,关于番茄工作时间的长短,其实这个没有一个固定的数值,每个人可以根据自己工作效率合理分配自己的番茄时间,一般是24到30分钟。可能很多人会问:如果遇到的事情都不顺利,那要怎么办呢?
答案很简单,停下来反思。因为番茄工作法不是让你像机器一样,按照程序运行,而是提供一个一般的方法论供你学习参考。
番茄工作法属于效率工具,我们在学习、办公等场合,都可以利用一些效率工具辅助我们,例如:MindMaster思维导图工具,华为笔记等等,这样有利于我们更科学地管理时间,处理工作事务!
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